# 委员会例会纪要
# 2019 年 3 月
# 2019/03/08
- 本次例会全体常委暂时没有其他需要推荐加入 openbiox 的人选。
- 新收到的申请邮件中，*楠通过半数常委同意，予以纳入。
- 补充圆形 Logo，公约格式调整，拟明天下午发布 openbiox 公约1.0。
- 实行轮值。常务委员两人一组，轮值两周内的平时活动、收集议题、整理创意和一次例会的组织与记录。建议自由选择轮值伙伴，全部轮完开启下一轮。
- openbiox 任何成员都可以提出创意，是否公开由创意提出者决定。创意池是否建设待定。
- 本次轮值：**峰，**銮。下次轮值：**婷，**浩。
# 2019/03/23
- 本次例会全体常委暂时没有其他需要推荐加入 openbiox 的人选。
- 新收到的申请邮件中，*欣，*恺，**楠三名成员通过半数常委同意，予以纳入。
- 制定实践项目定期汇报制度，两周一次与常委例会交替进行。
- 成员参与活动情况考察拟采用个人月报与项目负责人汇报结合的形式。
- 纳新机制暂时保持现有的机制不变，等项目运行起来之后再依据实际情况而定。
- 制定了项目组实践过程中遇到的问题反馈机制，采用项目内自行组织讨论与 openbiox 内部集思广益结合的形式。问题解决后，可总结经验输出内容发布到微信公众号与知乎专栏。
- 提出每周一问的活动，每个人一周在群里发布一个问题，可以是任意主题，促进思考和交流。
- 讨论了小项目发起方式，成员可以发起一些参与度高，比较有趣味性的小项目。
- 制定了轮值委员会实习制度，推荐优秀的组员进入轮值委员会实习，参与常委会议的讨论与投票。
- 讨论了通用技能培训开展的形式，包括：主题学习周、openbiox 每周一问、专题学习资料 Wiki 归档。
- 经过常委讨论，建议每个成员最多参与 2-3 个项目。
- 本次轮值：**婷，**浩。下次轮值：*朋，**洋。
# 2019 年 4 月
# 2019/04/06
议题：
- 项目进展如何汇报以及监管
- 4月下旬线下活动组织形式
- 如何统计成员参与情况
- 是否需要再wiki仓库公布资金捐赠渠道，经费支出流程如何优化
- 主题学习周以及每周一问如何开展
讨论结果：
- 每次例会后项目进展由负责人按照模板直接发送至全员群，项目组成员、全部成员均可以发表意见并参与监督
- 有意者请加入剑峰的微信群交流讨论
- 主要从两方面统计成员参与情况： 1）钉钉数据库中成员参与情况：包括域名邮箱，GitHub账号设置，个人签名以及资源捐赠，每周任务完成度等 2）具体项目参与情况：由项目负责人统计，主要平台为GitHub，评价频率根据项目进度，在一月至两月之间浮动
- 捐赠渠道可以在GitHub中wiki仓库查看。支出流程现优化如下：申请人提出申请，当日轮值委员负责在常委中发起投票表决，通过后由经费卡支出
- “主题学习周”以及 “每周一问”均以任务形式发布在全员群，频率分别为两周一次和一周一次。常委会负责对收集的主题学习内容进行投票表决，通过的主题由提出人负责在全员群中发起，形式包括但不限于：学习资源分享，答疑，参与比赛，头脑风暴以及组建新项目等
本次轮值：**朋，**洋。下次轮值：*泽，**成。
# 2019/04/28
议题：
- 【纳新】成员纳新投票结果公布
- 【团队工作沟通方式】目前微信+钉钉+邮件的沟通方式是否冗余？是否需要批量创建团队钉钉群，或者增加邮件列表的使用（参考国外优秀的开源社区，一般是邮件+slack之类的即时沟通工具）
- 【项目管理】 1）项目人员的管理与调整更迭方案 2）项目进度控制方法 3）项目更迭方案（潜在可以新进行的项目：国内外生物信息学开源组织状况调研） 4）项目的人员管理、任务分配、进度控制等方法和经验汇总
- 【团队成员管理】 1）openbiox小组人员调整方式 2）候选委员会成员推荐人员确定（6人）：*逸，**冠，*敏，*凯，**然，**美，**涛，**云，**飞。另外是否需要将委员会成员的职能进一步细分，轮值委员进一步保证小组讨论事务的落实和完成 3）在第一批人员退出之后，是否需要进行第二批定向招新补缺（如具备某些方面特长或者对某些方向具有极高的学习热情：机器学习和算法、网页和生物信息学数据库开发、数据可视化、其他）
讨论结果：
1、*振、**宇、*亮通过半数常委同意，予以纳入。 2、暂去掉微信交流，增加GitHub线上论坛交流模式，论坛地址：https://github.com/openbiox/openbiox-forum 3、所有项目需要进行人员精简，要求项目负责人在月底之前提交人员名单。精简原则参考累积贡献值。 4、项目更迭方案可以根据实践项目开展流程中创意收集方式：通过 https://github.com/openbiox/openbiox-public-ideas 提交Issues进行发布。 5、候选委员会成员推荐人员的确定，例会后根据贡献值投票。 6、One more thing...... 为了增加成员参与度和热情，将遴选一些小项目。欢迎大家积极参加。
本次轮值：*泽，**成。下次轮值：**峰，*琪
# 2019 年 5 月
# 2019/05/12
议题：
- 【纳新】：a) 剑峰推荐彭丹丹加入，她目前已经在维护更新开放项目之一 https://github.com/openbiox/bioinformatics-100-days，例会进行前发布投票；b) 决议是否进行第二批定向纳新（必须具备某些方面特长，同时对开源社区建设有热情）
- 【实践项目相关】：a) 根据前期实践项目进展情况，决议哪些项目取消，哪些项目增补；b) 是否需要将之前的项目资源池逐步对外开放，并进行负责人招募和人员扩充（参考已经新发起的自由项目，golang-100-days 和 bioinformatics-100-days）；c) 是否需要发起类似于解螺旋以 Paper 为产出形式的科研创新协作或者其他形式的活动（委员提议之一：在线直播数据分析），进一步激发成员参与热情；d) 项目完成后如何进行结题和成果展示/宣传
- 【制度建设】委员会成员责任分配；委员会成员的考核和奖励机制；奖励措施与贡献度的分级（可能包括资金、场地、服务器的申请；ak47 整理的数据资源申请；论文润色和修改；其他奖励）；
- 【总结与回顾】过去两周的总结及相关问题讨论（如上周决议的落实情况；人员退出情况跟踪）
讨论结果：
- 【纳新】：a）同意**丹加入 openbiox（已发送邀请信并已CC给委员会成员）；b) 于近期进行第二批定向纳新（按照公约规定，需要基于具体项目进行，招收急需人才）。
- 【实践项目相关】a）实践项目的取消主要由该项目的主要负责人决定（委员会成员需要进行监督，防止出现违反公约的情形出现）。新的实践项目发起方式依照公约规定部分进行，主要是通过钉钉日志模板和 GitHub 仓库发布。总的方向是只要有人提出项目，就应该鼓励立项。可以多立项，选一些进展好的，成果较大的，作重点支持。b）在征求项目创意发布者的意见之后，逐步开放可以新进行的实践项目，同时按照该项目需求，招募负责人和新成员。c）鼓励大家开展正式的科研合作，并最终撰写完成高水平的论文进行发表。d）项目完成后需要向委员会提交一份正式报告（PDF），结题模板待设计和完善
- 【制度建设】a）委员会成员自即日起开始分配负责方向（每个人应至少参与负责其中一项），由当期轮值委员进行监督，并保证 openbiox 各项决议和发展计划的具体落实。b）轮值委员职责更新：保证两周一次的例会顺利进行（包括会议议题的收集和提前确定、会议的组织和记录），并将会议记录整理记录至组织wiki仓库，同时向全员公布会议结果；保证委员成员（按责任）落实和推进相关工作；可以在自己的轮值期间发起/号召大家进行一些小活动；其他对 openbiox 稳步发展、活跃贡献有益的工作。c）对于优秀贡献者提供以下福利（待补充和确定）：作为委员会候选人参与 openbiox 各类事务的决策；获得 core developer 称号，并在 openbiox.org 主页进行展示；获得 GitHub 组织仓库的管理权限；可以优先在社区内号召发起新项目；可以优先申请和使用实践项目所需的会议室、资金、服务器、宣传渠道等资源；个人项目的推广和宣传；其他
- 【总结与回顾】完成第一批人员退出：**凯，**磊，**慧，**彤；完成第一次实践项目进展汇总：https://openbiox.org/wiki/events/projects 。累积贡献值中的每周一问回答和提问的分值进行对调，理由: 回答团队成员的问题对团队氛围的营造要优于提问 ("给予"的过程是一种"逆人性自私"的体现)；
本次轮值：**峰，*琪。下次轮值：*凯，**云
# 2019 年 6 月
# 2019/06/03
议题：
- 如何提高核心成员(不同成员)的参与度和数量以及普通成员参与活动的积极性
- 讨论定向招新情况
- 对新增项目讨论
- 如何进行社区论坛建设和社区文化建设
- 讨论委员会成员/核心开发成员的退出机制
讨论结果：
1.【提高成员积极性】
- a)看项目本身，有些项目需要短期大量的劳动力，所以短期之内参与度比较高。有些项目需要长期的积累，参与就相对比较少。另外也看这个项目预期的成果有没有吸引力；
- b)要长期持续输出，优先维护和协作完成重点项目，个人项目则可以多多益善；
- c)将自己参与的课题与openbiox项目结合，既保证课题相对保密性，又可以推进openbiox的项目进展;
- d)后面的每周一问 可以考虑发布到论坛 https://community.openbiox.org/ ，形成类似于 Biostar 的问答知识库；大家平时看到的一些英文博客或者资料、资源的下载链接也都可以在论坛进行发布（设置回复可见）
2.【讨论定向招新情况】
- a) 如果是扩大纳新，可能需要公众号平台（例如生信技能树）支持。如果是小范围 可以让所有人提名推荐自己身边想参与社区建设的同学加入；
- b) 通过介绍某一个项目进展在结尾纳新，在后期新增加项目时也是先介绍出去在纳新；同时根据实际项目需要纳新；
- c) 推荐身边的师弟师妹进入社区之前, 可以考虑将其培养到一定的能力水平之后在进行推荐, 或者与候选推荐人达成某种项目要求, 完成之后再进行推荐；基于项目的纳新推荐，可以设置一些技能小测验，像 google summer of code 项目报名前是需要提前完成简单、中等、困难的前置题目证明参与人具备对应的技能和能力
3.【新增项目讨论】
- a) 建议核心成员可以多开展自己的个人开源项目（应该基础是相对其他人比较好的），
- b) 在项目一定基础之后可以转为社区共同维护和更新
4.【如何进行社区论坛建设和社区文化建设】
- a) 通过一些平台进行宣传，把自己的项目和实际的需求者联系起来，建立一个反馈的环节； 项目进展、文献推荐、每周一问精品、论坛热点讨论等等通过微信平台进行推送;
- b) 努力践行社区宗旨" Inventing, Optimizing, Sharing "的同时, 影响身边感兴趣的候选人；
- c) 论坛开放一些公众需求讨论的帖子 或者一些项目开发内容 可以整个Openbiox内部进行讨论、建议；
- d) 开展文献推荐讨论 & 推出类似于统计之都等月刊
5.【委员会成员/核心开发成员的退出机制】
- a) 综合考虑两方面: 一个是自主退出，发邮件到委员会 说明缘由，然后会议决定；另一方面是 通过贡献、工作评估的方式
- b) 连续3次未参加例会讨论并且未说明原因
- c) 委员会更新时间季度, 半年, 一年
- d) 第一条原则 -- 以两个月为期, 考评参加例会并参与讨论的次数, 考评低者补加一个月考核期 ; 第二条原则 -- 社区贡献 & 工作评估, 以两个月为期, 外加一个月二度考核; 第三条原则 - 自主退出 (委员会一般不具有可逆转性)...... 先以第一条原则进行评估; 在第一条原则无法决断时, 兼顾第二条原则, 第一条 与 第二条 权重比例 为 6 : 4
本次轮值：*凯, **云. 下次轮值：**翔, *凯
# 2019/06/16
议题：
- 纳新，武泽峰，沈子杰
- 结题
- 团队成果应该如何宣传推广
- 定向人员招募问题
讨论结果：
1.【纳新】
- 本次例会通过投票表决同意武泽峰及沈子杰的申请，欢迎两位新成员加入openbiox
2.【结题】
- a) 可以做一个结题审批（可以抄送全员） ，提交一个正式的结题PDF文档；
- b) 针对不同的项目类型 设置不同的模板；
- c) 我们的项目可能要更侧重项目意义、具体过程、遇到的困难、解决了哪些，哪些待解决
3.【团队成果应该如何宣传推广】
- a) 可以先写成微信小文章，让大家多多转发；
- b) 可以通过我们自己的微信公众号和知乎，另外可以建议感兴趣的成员在个人平台上推一推
- c) 一些项目可以采用类似于 漫画周更 的形式, 不同的项目交替进行
- d) 前期可以先每天转载一些比较系统和精致一些的教程 不一定要一开始就100%原创
- e) 可以给投稿的个人或者团队一定的奖励，以提高积极性
4.【定向人员招募问题】
- a) 按项目组需求来，先收集哪些项目需要招人，然后在做招募宣传;
- b) 发个通知给项目负责人，下一次做进展汇报以及组员情况汇报；
- c) 可以考虑进行一次公约修订案以及组织项目调整。翻译项目或者其他的一般人需要多一点，这样分到每个人的任务就少很多。如果是写代码开发的话一般是2-3人最合适 人多了反而不好管理和统一
5.【当前任务】
- a) 设计结题报告模板
- b) 微信小队设计下定期更新的内容框架，目前可以和wiki小队对接一下推送的内容
- c) 汇总各项目负责人目前项目进展情况及是否需要纳新
- d) 公约修订，更符合项目需要
本次轮值：*诗翔, *凯。 下次轮值：**龙,*敏
# 2019/06/30
议题：
- 各项目负责人季度进展报告
- 7月份线下交流活动
讨论结果：
1.【季度进展报告】
- 部分项目负责人进行了总结和规划
2.【线下交流活动】
- a) 是否全员投票进行选择；
- b) 各城市成员自行组织交流
3.【当前任务】
- a) 部分项目进展缓慢，是否合并或终止
- b) 是否于近期开展线下活动
本次轮值：**龙, *敏。 下次轮值：**涛, **增
# 2019 年 10 月
# 2019/10/20
- 讨论维持社区活跃度、增加成员参与度的方案（10-15 min）
- 是否采用 community.openbiox.org 论坛 + 微信的方式开展活动。包括议题讨论、项目开发与进展、成员活动、问答等，并建立相应论坛权限分配体系？（5-7 min）
- 社区贡献统计方式是否需要进行修订为基于实践项目的贡献积分制：即以完成的具体项目为基础，在项目完成之后，向全体成员进行申报并进行投票、分级和总贡献积分的确定，并由项目负责人来分配所获取项目积分。如果某个项目得到了不错的长期维护和功能更新，可定期进行额外积分奖励。（5-7 min）
- 奖励和激励方案细化：1. 每月对外发布积分贡献榜（可使用化名或者实名），在知乎和微信公众平台进行发布。2. 使用积分可以兑换书籍或者现金奖励 3. 使用积分获取社区电子资源的下载权限 4. 使用积分申请社区共享资源的使用（场地、服务器等）(5-7 min)
- 目前已有项目的状态盘点（活跃、暂停、终止），并相应进行总结、删减、重启 （7-10 min）
- 重启或者启动可以进一步扩大社区影响力的项目：翻译项目；生物信息学基础书籍编写；自然语言处理实践项目；bapi、bget；xxx 100 days；......（10-15 min）
- 是否需要修订成员退出方案：退出机制修订为自愿退出，在长时间未参与或贡献任何项目时进行标注。（5-7 min）
- 例会时间是否需要进行调整：由两周一次修订为每月一次，如果有重要事务需要及时讨论可由委员会成员提前一星期发布额外会议提醒。（5-7 min）
- 常务委员会成员更新：1. 是否有不再愿意担任委员会职务的成员；2. 筛选新一批成员进入委员会（10-15min）
- 11月是否需要进行一次线上和线下交流会，负责团队人选确定（10-15min）
讨论结果：
【议题1】
- 增加线下交流活动（**婷）
- 可以以 openbiox 微信公众号为平台 推送某些项目的进度 或对某些文章的解读 或者对某些文章中新分析技术的使用经验分享（**云）
- 微信的推送相对比较正式，在简书或者别的平台感觉帖子相对非正式一些，占用时间也少。我们可以鼓励大家写一下心得或者教程，然后比较精品的可以考虑微信推送（*逸）
- 可以专门建个仓库用于微信投稿，用 Pull request。投稿人通过 issue 提交稿件申请，然后经初步审核过通过合并请求提交稿件，经过多人评审后发布到微信公众号（**翔）
- 动态记录和展示成员活动度（**翔）
- 整合成员之前发布的文章/博客在 openbiox 社区进行发布（*逸）
- 做大 openbiox 的公共宣传渠道：知乎/微信公众平台
【议题2】
- 使用微信进行即时交流，暂停钉钉的使用
- 提升commuity.openbiox.org 论坛的使用力度，论坛用于比较正式的协作，包括代码交流，计划进展等
【议题3】
采用积分制贡献制度，积分计算主要依据：
- 资源贡献（经费/书籍/计算资源等）
- 完成实践项目
- 组织工作或项目的日常维护
【议题4】
- 定期/实时发布社区用户的贡献榜
- 贡献和积分挂钩，同时使用积分用于兑换奖励
【议题5】
- 已完成：Cookbook for R 翻译
- 维护中：XenaShiny、bget、bapi、butils、awosome-bioinformatics、bioinformatics-100-days、golang-100-days、openbiox主页、wiki、写作素材协作
- 暂停状态：微云书籍资源共享和分类、gists、bioshiny、playcloud、disease knowledge-base and cloud platform、NLP
【议题6】
待后续跟进
【议题7】
退出机制修订为自愿退出，在长时间未参与或贡献任何项目时进行标注
【议题8】
由两周一次修订为每月一次，如果有重要事务需要及时讨论可由委员会成员提前一星期发布额外会议提醒
【议题9】
全体成员中征集或提名志愿者并由现委员会成员投票通过
【议题10】
- 线上交流初定 11 月 第一个星期
- 线下交流初定 11 月 第三个星期